会议预约系统_会议预定管理系统

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智能化商业显示解决方案提供商

智能会议预约管理系统

management system

智能会议预约管理系统是提升公共资源高效利用的办公软件，企业管理趋向于智能化、数字化、信息化，优化企业/集团的会议室使用效率，提升企业工作效率以及常见的资源的浪费与冲突。许多大中型企业手工化管理会议室，各楼层的会议室空闲预订情况不能及时清晰知道。为解决会议室得到合理的安排预订管理，以及提高工作效率的情况下，朗歌自主研发出智能会议预约管理系统。

<< 会议预约拓扑图

会议预约系统是由人和计算机等组成的能进行信息的收集、传送、储存、维护和使用的会议管理系统。当你预约后即可确定会议时间段，解决会议时间冲突问题，减少工作中，会议室管理混乱，使用不均衡、设备不到位等情况，最大限度的提高会议使用率，通过系统规范会议流程，提高会议管理效率。会议预约系统有效的整合了会议预约、会议室显示发布、会议纪要电子化、楼层导览指示、数据采集分析、触摸查询服务台、企业信息发布、短信通知、微信企业公众号等功能。

会议预约系统工作流程

Workflow

发起预定

综合屏

会议延长

通过审核

预定屏

提前结束

自动通知

会议签到

会议结束

物料准备

会议召开

数据统计

用户通过Wwb网页、手机端等多种方式查询并快速选择合适会议室进行预定。

会议室综合屏可滚动显示所有会议信息，使人一目了然。

在不影响下一个会议的前提下，用户可延长会议时长。

会议预定审核包含人工和自动审核方式，可根据实际情况进行设置。

会议室门口的会议预定屏，可实时显示会议室的使用情况，往来人员随时可了解会议安排。

会议提前开完，预定人可以在会议室预定屏上提前点结束本次会议。

系统能够通过邮件、短信、微信等方式，通知参会人员。

参会人员要在会议召开前进行签到，否则系统会自动释放会议室资源。

到达预定结束时间，会议结束。

管理员到会议场地准备，如桌椅、笔记本、投影仪、矿泉水、笔、本子等。

参会人员在会议室签到后，根据预定时间地点准时召开会议。

系统可统计分析数据，帮助管理者有效管理会议室资源利用。

会议预约系统主要功能

Main functions

可以提供预订、取消、变更会议室,并且通过图表的形式去表现会议室的空闲和占用时段。可选择添加管理与会人员，会议通知支持短信、邮件、微信推送等多种方式; 可添加会议备注、上传会议资料等会议信息，并可以下载、在线查看。

支持二维码、IC卡、脸识别签到、手机扫描二维码签到、终端按键签到等多种签到方式，签到将会记录到管理后台...

支持企业微信、短讯、邮件3种会议信息通知方式，预定提醒、取消提醒、会议前5分钟提醒、会议室预定无人使用自动释放提醒等。

支持兼容各种终端设备展示会议日程、会议主题、会议时间、天气预报等,可以通过会议终端触摸屏直接预定会议、取消会议、延长会议、提前结束会议等。

会议召开者能看到自己当前组织的所有会议信息，可以根据会议主题、会议描述、会议组织者进行查询;同时可以显示当前列表中选中会议的详细信息。方便查看以往的会议相关信息。

会议室管理是以会议室为视角将与会议室相关的工作进行统一整合，为会议的召开提前做好准备。包括：会议室台帐管理、会议室分组管理、会议室占用管理、会议室设备管理、会议室预留、会议室审批、会议室设备检修管理。

帮助企业分析会议室的占用情况、时长、会议室内系统的使用情况等，根据信息提出更利于公司使用的会议室解决方案。更好地服务于企业员工的工作，为企业日后的会议室规划提供事实依据。

01会议预定

02会议签到

03消息提醒

04信息显示

05会议查询

06会议室管理

07统计查询

会议预约系统优势介绍

Advantages introduction

二次定制开发

迎宾与导视

智能精细化管理

资源利用率

信息实时发布

多端支持

降低错误率

提高会议效率

分屏显示

集中控制 / 集中管理

系统可根据用户需求实现软件系统进行二次开发定制，包含个性化的用户界面和功能模块。

可以结合信息发布系统设置迎宾栏杆座、主题迎宾海报、会议签到，会议导视牌，迎宾工作人员，让客人少走弯路，提前告知洗手间的方位，为来宾提供最贴心的服务。

会议签到、会议临时预定/取消/延时，智能传感器探测自动释放无效资源、统计分析等精细化管理和流程设计，使管理更加智能高效。

根据员工的需求预定会议，只需输入会议室大小、设备资源和服务和使用时间段各种条件筛选会议。使会议室相关资源利用率最大化。

除了显示会务信息，会议预约系统中的智能平板在空闲时还能即时发布紧急信息、突发事件，插播媒体文件，实现银行外汇、基金利率、政策法规、促销活动、天气预报、时钟等即时信息的同步发布，提升企业形象，增强访客的体验友好度。

支持PC网页版，移动网页版、微信、APP等等的会议室预约方式，便捷了会议申请人员的时间以及快速了解会议室具体情况从而作出调整等。

预约、变更和取消服务等随时发起和快速通知，参会各方随时了解状态及变化，减少、防止预订错误或相关服务资源交付错误。

会议预定，共享会议日程、参会人员、会议资料、历史参会、及时通知等功能，将减少会议无效沟通和协调过程，提高会议组织效率。

智能平板同时播放音视频、图片、字母等多种信息组合，还可以同时展示企业广告宣传，解决了仅放广告关注度降低或仅放娱乐节目没有广告价值的矛盾。

会议预约系统通过互联网远程控制，无需人工换卡、插卡，实现不同场所、不同受众、不同时间段能够播放不同的会议信息内容。不管你是在国内还是在国外，只要联网就可以进行会议室预约管理。

核心功能介绍

Introduction to core functions

其他系统兼容

系统能够与多媒体信息发布系统、Office、钉钉、门禁等三方系统做对接，在不改变用户使用习惯情况下轻松实现会议预定，朗歌会议预约管理系统是一个高度开放、高度灵活的系统，可与各类系统对接，实现办公一体化，实现更多、更强的扩展功能。

移动端会议预定

P C 端会议预定

系统拥有完善而高度灵活的权限设置方式，可分部门、也可以分楼层管理会议室，还可以实现不同权限的用户能够查看和使用的会议室不同。按照多种方式展示会议室的使用情况，可按时间方式、会议室方式、日视图、周视图、月视图、按条件筛选等方式，迅速浏览所有会议室使用情况，便于用户快速选定合适的会议室进行预定。

会议门牌一体机

Introduction to core functions

会议室门牌一体机是用于实时显示当天的会议日程、会议名称、会议时间、使用部门等预定信息列表，实现会议行程可视化功能。同时一体机支持手机二维码签到、人脸签到、门禁签到等功能。系统与会议室门禁设备实时互联，组织者刷脸开启门禁，无需钥匙的移交，避免钥匙丢失、无关人员混入，保证会议安全。

会议综合屏

Conference integrated screen

会议综合屏通过连续滚动方式显示所有会议信息展示，就像航班信息一样的方式显示所有会议日程表、参会人员、会议资料，还可以显示公司LOGO 、通知、宣传片、图片等综合性内容，实现一屏多用。应用场景多数设置在大厅、走廊、电梯厅等公共位置安装会议综合屏，根据现场不同的装修效果，综合屏可采用43寸以上的显示设备，也可以使用大尺寸LED拼接屏等还能使用户外一体机。